Un frase muy conocida es «Todo entra por lo ojos» o «La primera impresión es la que cuenta». Estas frases se pueden aplicar perfectamente a las presentaciones…
Mi trabajo hace que con frecuencia tenga que hacer y ver diferente tipos de presentaciones: de exposición de una idea, de situación de un proyecto, de una conferencia de un tema en específico, etc…
Y la mayor parte de las presentaciones que he tenido que ver son somníferas y no es que el tema sea más o menos interesante. He visto desde presentaciones con fondo negro y letra en amarillo (si amarillo) que te pide un esfuerzo de visión muy grande llegando a cansar hasta presentaciones de 70 slides para un tiempo de 25 minutos.
La mayoría de presentadores elaboran (o han elaborado en alguna ocasión) la presentación como si fuera la única oportunidad de vender/presentar una idea – a lo mejor si es la única oportunidad – poniendo todo tipo de información en la slides. El problema con este planteamiento es que, por supuesto, la audiencia lee (si tiene la suerte de tener una vista de águila) los puntos mucho más rápido que el presentador, y luego inmediatamente desconecta y se pone a pensar en las vacaciones en Francia o en llevar el coche al taller…
Antes mencionaba que una presentación podría ser la única oportunidad de exponer algo. Si es así debemos ser lo más convincentes, ¿no creen?
Entonces… ¿Qué hacer?
La regla de oro de cualquier presentación, es el mantener a la audiencia informada y entretenida, y esto no se consigue con mucha información, sino con el uso exquisito de gráficos, buen diseño y sobre todo, la habilidad del presentador de conectar con su audiencia.
Cuando un presentador es realmente bueno, puede presentar sin necesidad de ninguna ayuda externa (una disertación por ejemplo). En este post no me refiero a ese tipo de presentaciones sino a la que están realizadas por algún software ya sea PowerPoint o KeyNote.
Para ello se recomienda utilizar la regla del 10-20-30 de Guy Kawasaky, quien fue uno de los primeros promotores de Apple a mediado de los años 80s, ideando el concepto de evangelizar sobre una marca. Actualmente es uno de los mayores inversores en startups en Silicon Valley, imaginen la cantidad de presentaciones que le habrá tocado escuchar. Y sobe todo las que ha dado. Si alguien sabe de presentaciones es Kawasaky.
¿En qué consiste la regla del 10-20-30?
Es una regla tan sencilla como efectiva: una presentación debería tener solamente 10 diapositivas, durar 20 minutos y contener caracteres con una fuente de 30 puntos o mayor.
- 10 transparencias
El propósito de la presentación es despertar el interés, no cerrar un trato. Quieres transmitir “lo bastante”, no todo. Si solamente usas 10 transparencias, te centrarás en lo esencial. “Cuantas menos diapositivas necesites, más convincente será tu idea”, afirma Kawasaki.
Los diez temas que más inquietan a una audiencia son:
Título
Problema
Solución
Modelo de negocio
La magia que hay detrás
Marketing y ventas
Competencia
Equipo de dirección
Proyecciones financieras e indicadores clave
Estado actual, logros hasta la fecha, cronología y empleo de los fondos
- 20 minutos
Aunque te asignen una hora para tu presentación, no te alargues más de 20 minutos explicando tu idea mediante las 10 transparencias. Por un lado puede que llegada la ocasión no dispongas del tiempo completo – porque el presentador anterior se pasó de tiempo. En segundo lugar, te conviene un margen amplio para los comentarios. Si tu idea es brillante y la has sabido presentar convincentemente, el tiempo se volverá escaso para responder a todas las preguntas.
- 30 puntos de fuente para el texto como mínimo
Si necesitas una fuente pequeña para acomodar tu material es que estás poniendo demasiados detalles en la diapositiva. “Usa las diapositivas como hilo conductor, no para leerlas”, nos aconseja Kawasaki. Al usar un tamaño de fuente mayor de 30 puntos, no caerás en la tentación de llenarlas de texto. Las transparencias no están para ayudarte a ti, sino para amplificar tu mensaje y ayudar a la audiencia a captarlo.
Recordemos que no todas las presentaciones son iguales, algunas deberán tener algunos slides más, y esta regla esta inscrita en el contexto comercial en donde se debe presentar proyectos a inversionistas (presentación de ideas). Aunque en esencia el concepto 10 diapositivas, 20 minutos y 30 puntos de tipografía se pude aplicar a cualquier otro tipo de presentaciones.
Recuerden que una presentación solo impacta si es simple y directa.
Espero que este post te haya servido de ayuda.
