¿Cómo hacer un WBS y pasarlo a MS Project Professional?

¿Cómo hacer un WBS y pasarlo a MS Project Professional?

En el artículo ¿Cómo hacer un WBS? publicado en mi blog se dieron los tips o recomendaciones para elaborar un buen WBS. Recordemos que el WBS o EDT se utiliza para definir el alcance del proyecto de trabajo en términos de entregables y para descomponer aún más estos entregables en componentes. Dependiendo del método de descomposición utilizado, el WBS también puede definir el ciclo del proyecto de vida, así como las prestaciones adecuadas al proyecto, programa o portafolio. Esta descomposición de alcance del proyecto es  necesaria para el control con representación de un nivel adecuado de detalle en la WBS.

A continuación, vamos a poner en práctica dichas recomendaciones usando la herramienta WBS Chart Pro (Figura 1) que es un software de gerencia de proyectos que se utiliza para crear un WBS (Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo) de un proyecto, para luego pasarlo a Microsoft Project Professional 2007.

Figura 1. Pantalla del WBS Chart Pro

Para tal demostración vamos a poner como ejemplo el desarrollo de un portal web en el cual se mostrarán las tareas básicas para acometer dicho objetivo. Comenzamos creando la estructura principal de un WBS en el cual se tendrá en el nivel 1 el nombre o título del proyecto. En el nivel siguiente pondremos dos cajas más para los componentes Gerencia del Proyecto y de Desarrollo del Proyecto (Figura 2).

Figura 2. Nivel 1 y 2 del WBS

En mi experiencia en proyectos bajo el marco metodológico del PMI recomiendo tener dos estos dos componentes en todo WBS y posteriormente reflejarlo en el cronograma, ya que luego la ejecución y el control de las tareas de cada componente se tornan más viables en los aspectos de alcance, tiempo y costos.

A continuación vamos a proceder a insertar los subcomponentes del componente Gerencia del Proyectos: Inicio, Planificación, Ejecución y Control y Cierre (Figura 3).

Figura 3. Nivel 3 del componente Gerencia del Proyecto

Luego vamos a proceder a insertar los subcomponentes del componente Desarrollo del Proyecto: Fase de Diseño, Fase de Programación y Fase de Testing (Figura 4), teniendo en cuenta que el desarrollo del proyecto cumple con el ciclo de vida del software.

Figura 4. Nivel 3 del componente Desarrollo del Proyecto

Una de las preguntas típicas relacionadas con la preparación del WBS es: ¿Cuál es el nivel de detalle apropiado para el WBS? Se debe recordar que al construir un WBS se debe realizar la descomposición hacia abajo hasta que el componente esté claro para el gerente o responsable del proyecto. En nuestro ejemplo vamos a descomponer hacia abajo los componentes del nivel 3 de Desarrollo del Proyecto (Figura 5).

Figura 5. Descomposición de Nivel 3 de Desarrollo del Proyecto

Concluida la tarea de descomposición de los componentes del WBS que requieran un mayor detalle vamos a utilizar la función “Goto Project” para exportar el WBS a MS Project Professional (previamente se debe haber activado el macro en MS Project al momento de instalar el WBS Chart Pro). Antes de realizar la exportación configuramos algunos parámetros del proyecto a través de la opción Tools > Options. La Figura 6 muestra el cronograma generado a partir del WBS que hemos construido.

Figura 6. Cronograma generado a partir del WBS Chart Pro.

Personalmente recomiendo el uso del WB Chat Pro porque te ayuda en la fase de inicio y alcance preliminar del proyecto, realizar un diagrama y descomponerlo en partes se asemeja a la forma de pensar y analizar un problema al igual que un proyecto. En mi profesión utilizo el WBS para presentarlo en propuestas, planes de proyecto y presentaciones de kick-off o de comité de seguimiento. Para los sponsors o gerentes esta forma de presentación del alcance del proyecto es más digerible que ponerlo en un Excel o Project. Luego, una vez aprobado el WBS y exportado a MS Project se puede realizar todas las modificaciones que se deban tener en cuenta porque recuerden que el WBS es solo el esqueleto pero en el cronograma deben estar todas las actividades que se necesita para cumplir el proyecto de manera satisfactoria.

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